Whistleblowing

Whistleblowing

INTERNÍ SMĚRNICE SPOLEČNOSTI

ZVLÁŠTNÍ PŘÍKAZOVÝ DOKUMENT

 

  1. ÚČEL A PLATNOST

 

Účelem tohoto předpisu je stanovit práva a povinnosti v souladu se Zákonem o ochraně oznamovatelů č 171/2023 Sb. (dále jen „Zákon“).

Tento předpis platí ve společnosti ,T-WOOD s. r. o., IČO: 27847799, se sídlem Vítkovická 3083/1, 702 00 Ostrava-Moravská Ostrava, zapsána v OR, vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vl. 31506, (dále jen „Společnost“), která jako povinný subjekt zavádí vnitřní oznamovací systém v souladu se Zákonem a přijímá odpovědnost za plnění povinností podle § 9 Zákona.

 

  1. POJMY

 

Whistleblowingem se rozumí mechanismus interních a externích kanálů pro oznamování protiprávního anebo neetického jednání v rámci organizací veřejné i soukromé sféry, jehož cílem je zabránit negativním důsledkům spojeným s takovým jednáním, zejména porušení anebo ohrožení veřejného zájmu a současně i sytém prošetřování podaných oznámení, zahrnující opatření pro účinnou interní i externí ochranu oznamovatelů, včetně zákazu odvetných opatření a sankcí za porušení tohoto zákazu.

 

  1. PŘEDMĚT DOKUMENTU

 

3.1. Oznamovatel

 

Oznamovatel (whistleblower) je fyzická osoba, která činí oznámení a jíž je souvislosti s tím poskytována příslušná právní a jiná související ochrana. Oznamovatelem může být osoba, která pro Společnost vykonává práci na základě pracovní smlouvy nebo písemné dohody. Společnosti je zakázáno činit vůči oznamovateli jakékoliv formy odvetných opatření (např. odvolání, rozvázání pracovního poměru, převedení na nižší pozici, snížení mzdy apod.), ale rovněž i hrozby odvetných opatření a pokusů o ně. Ochrana proti odvetným opatřením se vztahuje také na osoby oznamovateli blízké a další osoby vymezené v Zákoně.

Společnost je povinna dbát na utajení totožnosti oznamující osoby a osob zmíněných v oznámení (zásada anonymity). Výjimkou je předání informací orgánům veřejné moci, o čemž musí být oznamovatel předem písemně informován. Oznamovatel není chráněn proti odvetným opatřením v případě vědomě nepravdivého oznámení. V případě podání vědomě nepravdivého oznámení, se oznamovatel dopustí přestupku, za který mu lze v rámci přestupkového řízení uložit pokutu do 50.000 Kč (§ 23 Zákona).

 

3.2. Povinný subjekt

 

Společnost zavádí interní mechanismus pro oznamování nekalého jednání, který je transparentní, organizačně a technicky zabezpečený a důvěrný vnitřní systém. Cílem je řádné a objektivní prošetření oznámení, tak i splnění formálních požadavků, zejména, že bude důsledně zajištěna důvěrnost oznamování a ochrana totožnosti oznamovatele a třetích osob.

 

3.3. Oznámení

 

Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němž došlo nebo má dojít u osoby, pro níž oznamovatel vykovává práci, a která má znaky trestného činu, znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,-Kč, porušuje Zákon nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie.

Oznámení lze podat prostřednictvím:

a) vnitřního oznamovacího systému Společnosti nebo

b) podáním Ministerstvu spravedlnosti ČR

 

Zveřejnění je možné pouze v případech uvedených v § 7 ods.t 1 písm. c) Zákona.

Oznámení lze učinit touto formou:

 

a) písemně (v listinné podobě) zaslané na poštovní adresu Společnosti, T-WOOD s. r. o., Vítkovická 3083/1, 702 00 Ostrava-Moravská Ostrava na adresu příslušné osoby, obálka musí být označena jako „důvěrná“ nebo „neotvírat“

b) ústně učiněné v rámci osobní schůzky u příslušné osoby (pověřené osoby)

c) kombinované, tj. písemné i ústní, Oznamovatel se musí v oznámení identifikovat jménem, příjmením, datem narození a kontaktní adresou (poštovní či e-mailovou) nebo jinými identifikačními údaji, z nichž lze je možné dovodit jeho totožnost. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa. Anonymní oznámení Společnost vylučuje.

 

3.4. Příslušná osoba

 

Příslušná osoba (nebo také v textu „pověřená osoba“) je fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná (§10 Zákona), je nezávislá a neexistuje u ní střet zájmů a je pověřena zajištěním a realizací opatření dle Zákona. Společnost připouští pluralitu pověřených osob z důvodu zastupitelnosti a ochrany práv oznamovatelů.

Pověřená osoba je povinna:

a) přijmout oznámení,

b) vydat oznamovateli potvrzení o přijetí oznámení, a to do 7 dnů ode dne přijetí oznámení (s výjimkou (i) pokud si to oznamovatel nepřeje nebo (ii) pokud by tím mělo dojít k vyzrazení totožnosti oznamovatele)

c) komunikovat s oznamovatelem, pokud je to potřebné k upřesnění a prověření informací obsažených v oznámení,

d) prošetřit oznámení,

e) podat vedení společnosti návrh na přijetí interních opatření,

f) vyrozumět oznamovatele o vyřízení oznámení ve lhůtě do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty je oznamovatel písemně vyrozuměn,

g) provést následná externí opatření Společnosti, jako např. podání oznámení o spáchání přestupku, trestní oznámení,

h) vést příslušnou dokumentaci, a to zejména vedení a uchovávání

- záznamů o učiněných oznámeních a

- záznamů o provedených interních šetřeních

ch) dbát mlčenlivosti ve vztahu k oznámení a oznamovateli a o skutečnostech zjištěných při výkonu činnosti, a to i po ukončení výkonu činnosti

i) zpracovávat osobní údaje v souladu s GDPR.

j) chovat se nestranně

 

 

  1. EVIDENCE OZNÁMENÍ

 

Pověřená osoba je povinna vést elektronickou evidenci o oznámeních obsahující:

a) datum přijetí oznámení,

b) jméno, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele či jiné údaje, z nichž lze dovodit totožnost oznamovatele,

c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li pověřené osobě její totožnost známa,

d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a výsledek Doba uchovávaní údajů je 5 let ode dne přijetí oznámení. Přístup do evidence je dán pouze pověřené osobě.

 

  1. VZDĚLÁVÁNÍ A INFORMACE VE VĚCI OCHRANY OZNAMOVATELŮ

 

 

Společnost se zavazuje zajistit pravidelné vzdělávání příslušné osoby zejména v oblasti problematiky ochrany oznamovatelů a ve věci jejích práv a povinností podle zákona.

Společnost se zavazuje zajistit pravidelné vzdělávání svých zaměstnanců zejména v oblasti problematiky ochrany oznamovatelů, ve věci jejich práva podat oznámení podle zákona a ohledně jejich povinnosti poskytovat příslušné osobě součinnost.

Společnost se zavazuje vyčerpávajícím a srozumitelným způsobem – a to zejména na svých webových stránkách – informovat veškeré potenciální oznamovatele o jejich právu podat oznámení, o jednotlivých způsobech podávání oznámení podle této interní směrnice, jakož i o veškerých jejich právech a povinnostech podle zákona.

 

  1. PŘÍLOHY

 

Příloha č. 1 Označení pověřené osoby a kontakty

 

  1. NAVAZUJÍCÍ PŘEDPISY

 

Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23.10.2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

 

  1. ÚČINNOST

 

Tato směrnice je účinná od 15.12.2023.

 

Příloha č. 1:  Označení pověřené osoby a kontakty

 

                      Formulář ve formátu DOC                        Formulář ve formátu PDF

 

 

 

Pověřenou osobou pro Společnost je:

Lubomír Hyvnar,

telefon:            +420 724 146 553

e-mail:             hyvnar@t-wood.cz